erp業(yè)務(wù)流程管理解決客戶要貨卻查不到庫存的難題?

可能有人覺得 “打通系統(tǒng)很復(fù)雜，中小公司沒精力搞”，其實(shí)完全不用一開始就追求 “全流程同步”。

客戶在微信里催著要 “下周能不能發(fā) 500 件貨”，你得先問倉庫 “這款現(xiàn)在有多少庫存”，倉庫又說 “得查 ERP 才知道”，等你登進(jìn) ERP 查完，再回客戶消息時，客戶已經(jīng)發(fā)來了 “我問了別家，他們說下周能發(fā)”—— 這就是 ERP 和 CRM 沒打通的麻煩，客戶需求和企業(yè)能力 “斷了線”，再好的獲客機(jī)會也像沙子一樣從指縫溜走。

其實(shí)打通這兩個系統(tǒng)，核心就是讓 “客戶需求” 和 “內(nèi)部資源” 實(shí)時互通，不用再跨系統(tǒng)跑腿、等回復(fù)。

比如用孚盟CRM系統(tǒng)，你在 CRM 里點(diǎn)開客戶發(fā)來的詢價消息，不用退出界面切換到 ERP，可直接操作同步 ERP 里的實(shí)時數(shù)據(jù)：不僅顯示 “當(dāng)前庫存 300 件”，還會附帶 “下周三能補(bǔ) 200 件，補(bǔ)完后剛好夠 500 件” 的生產(chǎn)進(jìn)度。

當(dāng)場就能跟客戶說 “下周四周五能安排發(fā)貨，我們會在周三補(bǔ)完貨后第一時間通知您”，客戶不用等你的 “二次回復(fù)”，成交的概率自然比 “讓客戶等” 要高得多。

具體操作不用復(fù)雜，每天花 5 分鐘做兩件事就行：第一，早上打開系統(tǒng)先看 “數(shù)據(jù)聯(lián)動報表”，這個報表是專門整合 CRM 和 ERP 數(shù)據(jù)的模塊，里面會清晰列著 “CRM 里待確認(rèn)的客戶需求” 和 “ERP 里對應(yīng)的庫存 / 生產(chǎn)進(jìn)度”，比如 “深圳客戶要 100 套燈具（CRM 記錄），ERP 庫存 80 套，差 20 套后天完工（生產(chǎn)計劃）”“上海客戶要 50 個配件（CRM 詢價），ERP 顯示庫存充足，可當(dāng)天發(fā)貨”。

設(shè)置 “數(shù)據(jù)同步規(guī)則”，比如客戶在 CRM 里回復(fù) “確認(rèn)訂 200 件”，你點(diǎn)一下 “生成訂單”，系統(tǒng)會自動在 ERP 里生成 “待備貨訂單”，同時給倉庫負(fù)責(zé)人發(fā)系統(tǒng)消息 “XX 客戶的 200 件訂單需優(yōu)先備，交貨期下周四”—— 不用你再手動抄單給倉庫，也不用在微信里反復(fù)提醒，省下來的 10 分鐘，能多跟 2 個潛在客戶聊一輪需求。

這種 “客戶要什么，內(nèi)部能給什么” 的順暢銜接，才是獲客的關(guān)鍵：客戶覺得跟你合作不用 “催進(jìn)度”“等回復(fù)”，省心又放心，自然愿意繼續(xù)談，甚至?xí)涯阃扑]給同行朋友。

很多外貿(mào)公司剛起步時，先把 “庫存 - 詢價” 這兩個核心點(diǎn)打通就行：比如客戶一詢價，系統(tǒng)自動同步庫存；客戶確認(rèn)訂單，系統(tǒng)自動同步到 ERP 備貨。用 1 周時間熟悉這個流程，沒出問題再慢慢加 “訂單 - 生產(chǎn)進(jìn)度”“生產(chǎn) - 物流” 的同步，循序漸進(jìn)，不會打亂日常工作節(jié)奏。而且一般系統(tǒng)里有 “新手引導(dǎo)模塊”，跟著步驟設(shè)置就行，不用找技術(shù)人員，自己花半小時就能搞定基礎(chǔ)同步規(guī)則。

另外，遇到系統(tǒng)偶爾延遲的情況也不用慌，比如 CRM 里沒及時同步 ERP 的最新庫存，你可以在系統(tǒng)里點(diǎn) “手動刷新數(shù)據(jù)”，10 秒就能更新；要是刷新后還是不對，直接在 CRM 里搜 “庫存異常反饋”，會有客服專員幫你查原因，一般 1 小時內(nèi)就能解決。

畢竟對中小外貿(mào)企業(yè)來說，打通系統(tǒng)不是為了 “搞技術(shù)噱頭”，而是為了 “不浪費(fèi)每一個客戶機(jī)會”—— 客戶的需求不等人，能當(dāng)場給答復(fù)，就比讓客戶等半天強(qiáng)。