外貿客戶投訴怎么處理

外貿客關系管理中，客戶投訴的管理也是尤為重要，這關系到客戶是否能完整的完成這次合作和選擇下次合作，當然，外貿做久了，難免會遇到客戶投訴。盡管存在困難和不便，但外貿客戶投訴管理是開展業務的一部分，那么對于外貿客戶投訴的問題，各不相同，需要不同的解決方案來彌補問題。具體如下：
1、由于產品包裝不當出現破損導致外貿客戶投訴
2、由于外貿業務人員的不當行為導致客戶投訴
3、外貿客戶收到貨物后發現實際數量與訂單數量不符
4、外貿客戶收到貨物后發現產品型號與實際定購的型號不一致
5、外貿客戶對產品質量提出投訴
這里建議針對外貿客戶的投訴業務員需要積極回應客戶。常規的處理技巧如下：【文末附有客戶投訴處理英文郵件模版】
1、認真記下客戶投訴
傾聽并記下客戶問題以及關注客戶所遇到的問題，不管是投訴貨運價格上漲，糟糕的產品體驗，還是其他原因導致業務中斷。等對方情緒發泄完之后，請教對方想怎么解決。如果對方說的不合理，或者不明確，你也可以不用接受，不用反駁。直接提出幾個補償方案，讓對方選擇就可以了。
2、感謝客戶反饋
假設客戶體驗了產品覺得使用哪里不好或者哪些操作不行，直接不來找你了，中斷合作，那么這個客戶就永遠流失了。所以，客戶投訴是好事。這是客戶給我們第二次彌補的機會，一定要利用這次投訴，把事情處理好，讓客戶滿意。
3、客戶投訴后續跟進
客戶投訴完后，作為外貿公司就該兌現諾言了。經過一段時間后，應該及時跟進客戶，看他們是否對解決方案感到滿意。
外貿客戶投訴回復信英文模版：
Dear XXXX,
First of all, let me express my sincere apologies for the unintentional mistake and the inconvenience caused thereafter. These incidents are not typical of us and we are disturbed about this as much as you are.
I have run a quick investigation to find out the reasons that led to this production error and I came to the conclusion that it's due to [state the reasons here. Make it short]. This is clearly a mistake at our end and we take responsibility for it.
In our best efforts to keep our customers happy and satisfied, we are going to [give you a new item, refund your money, etc…]. This is the least that we can do in the light of this unfortunate event. We strive for your satisfaction and we want to ensure a gratifying experience for all of our customers.
I would also like to inform you that we will take extra measures to make sure that such production errors don't happen again in the future.
I apologize again for the inconvenience.
Best regards
當然，這里可借助專業的外貿客戶軟件來進行客戶投訴的管理，推薦使用孚盟外貿管理軟件crm，客戶投訴也是客戶維護中的一部分，通過專業的客戶管理軟件可避免由客訴帶來的業務危機。幫助外貿企業實現客戶關系的高效管理。
 

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