外貿內部流程從單證證件管理到出運收款的講解

當外貿業務員拿到簽單后，業務部門首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
1、下達生產通知
一、業務部在確定交貨期后注冊公司，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產。
二、如果是 L/C 付款的客戶，通常是在交貨期前 1 個月確認 L/C 已經收到，收到 L/C 后應業務員和單證員分別審查信用證 ，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
三、如果是 T/T 付款的客戶，要確認定金已經到賬。
四、如果是放帳客戶，或通過銀行 D/A 等方式收匯等，需經理確認注冊公司。
2、驗貨
一、在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
二、如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
三、如果客人指定注冊公司由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
3、制備基本文件
工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件(應由業務跟單員制作，交給單證 員)。
4、商檢
如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
5、租船訂倉
一、如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA 條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司 。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(ING ORDER)，通常在開船一周前可拿到定倉紙。
二、如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司 ，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
三、如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求等內容。
四、向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。
6、安排拖柜
一、貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址， 報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。
二、傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
三、要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
7、委托報關
在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。
8、獲得運輸文件
一、 最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找 L/C 或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
二、 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。注冊公司仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
三、及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
9、準備其他文件
一、商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與 L/C 上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C 上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前 20 天辦理。
二、FORMA 原產地證書：FORMA 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在 L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORMA 證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
三、一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前 20 天辦理。
四、裝運通知：注冊公司一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時 L/C 要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
五、裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
10、交單
一、采用 L/C 收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證 ，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
二、采用 T/T 收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
三、如果 T/T 收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
11、業務登記
每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。
12、文件存檔
所有的文件、L/C 和議付文件必須留存一整套以備查用。
最后，單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業務員報價提供幫助。

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