所屬分類：外貿(mào)干貨
發(fā)布時(shí)間：2022.05.13
近期，奧密克戎病毒在多地散發(fā)，部分城市進(jìn)入疫情封控狀態(tài)，“14天” 、“7+7” 、“2+12”以及“2+2+2+2”等輪番上演。
身處上海的我們可以說是在風(fēng)暴中心，要面對(duì)200多名員工居家辦公，而且時(shí)間已經(jīng)長(zhǎng)達(dá)50天，無疑對(duì)個(gè)人和公司都是巨大的挑戰(zhàn) 。
居家期間也和很多客戶溝通過，也能切身感覺到各位老板的壓力，一邊是環(huán)境突然的改變，直接影響訂單生產(chǎn)出貨，一邊是員工長(zhǎng)期居家工作狀態(tài)如何保證？老板擔(dān)心員工狀態(tài)大幅下滑，疫情之后會(huì)影響效率，也擔(dān)心目前的工作方式也會(huì)出現(xiàn)員工“摸魚”的情況。
網(wǎng)絡(luò)上有一份居家辦公調(diào)查，老板和員工有不同的看法。老板總會(huì)擔(dān)心員工在家“摸魚”，覺得他們不夠自律、工作不夠飽和、對(duì)待工作敷衍了事。而員工認(rèn)為在家里工作可以放松，能開心地工作，免去通勤的麻煩，但沒有像在辦公室里可以那么集中精神地高效完成工作，容易拖延。
如何高效地“居家辦公” ，是現(xiàn)在亟需解決的問題。接下來，我將從管理者和員工兩個(gè)角度，講講如何讓員工提高在家辦公的效率，同時(shí)打消你認(rèn)為員工 “摸魚”的疑慮。
今早在公司群里，看到一張圖片，很讓人深思。圖中大致意思是，某公司要求全體員工居家辦公期間，全員安裝電腦監(jiān)控軟件，要求員工每5分鐘自動(dòng)截屏，每天截屏不夠89次的算曠工。不難發(fā)現(xiàn)，居家辦公讓你和員工之間產(chǎn)生了巨大的隔閡。對(duì)于老板而言，隔著電腦手機(jī)屏幕，就算心再大，也常常不安——員工畢竟不在視線范圍內(nèi)，如果不夠自律，拿著工資在家“摸魚”怎么辦？對(duì)于員工，離開公司辦公環(huán)境，居家辦公并不如想象的那么好，很多時(shí)候是“有苦不敢言”。有數(shù)據(jù)顯示，41.1%的人反饋居家辦公日均辦公時(shí)長(zhǎng)延長(zhǎng)了很多。在公司上班雖然偶爾加班，但有時(shí)間、空間上的界限，而在家辦公甚至要全天在線待命。同時(shí)，你和員工之間的互不了解，極大地提高了工作的溝通成本，影響工作效率，也加劇各自的焦慮。作為一個(gè)從事企業(yè)信息化的人來看，這個(gè)也是信息不通暢所導(dǎo)致的，員工工作對(duì)于老板來說這個(gè)時(shí)候就是黑匣子，很多老板眼前的畫面就是員工可能在“偷懶”。面對(duì)著各種不確定的事情，你和員工的心態(tài)都會(huì)變得很脆弱。因此，當(dāng)居家辦公變?yōu)槌B(tài)，你和員工如何適應(yīng)這種新常態(tài)，是必須提升的必修課。居家辦公最大的障礙，在于你無法和員工面對(duì)面地溝通工作，無法推進(jìn)工作的進(jìn)展。但無論是線上辦公，還是線下辦公，如果你沒有有效的管理機(jī)制，你依然無法避免員工“摸魚”。因此設(shè)置一些有效的工作模式，是相當(dāng)必要的，可以幫你緩解困境。核心是你要和員工之間建立信任，信任是一切工作的前提。無論是居家辦公，還是線下辦公，做好業(yè)績(jī)追蹤，是每天都要做的。可以根據(jù)自身情況做好業(yè)績(jī)追蹤，這里推薦幾個(gè)核心的管理表單——目標(biāo)拆分表、業(yè)績(jī)預(yù)測(cè)表、工作習(xí)慣表、客戶跟進(jìn)表和數(shù)據(jù)儀表盤。目標(biāo)拆分表，即業(yè)績(jī)目標(biāo)要精確拆解到每天。業(yè)績(jī)預(yù)測(cè)表，即每天的業(yè)績(jī)預(yù)測(cè)，比如今天預(yù)計(jì)能到款多少。工作習(xí)慣表，即員工每天的工作習(xí)慣，什么時(shí)間做新客戶溝通，什么時(shí)間做老客戶維護(hù)。客戶跟進(jìn)表，即員工當(dāng)天跟進(jìn)客戶的名單，包括客戶公司的信息等。數(shù)據(jù)儀表盤，即每天實(shí)際的業(yè)績(jī)進(jìn)展，并要把業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)同步到部門群中。這些數(shù)據(jù)，可以從員工每天的日?qǐng)?bào)得到。日?qǐng)?bào)要總結(jié)當(dāng)天的工作進(jìn)展以及心得，寫得越詳細(xì)越好，形成肌肉記憶。如果是用孚盟CRM產(chǎn)品的同學(xué)可能這個(gè)時(shí)候會(huì)感覺幸福一些，可以用客戶跟進(jìn)、還有下屬郵件與WhatsApp溝通記錄的功能，充分利用日?qǐng)?bào)、周報(bào)功能，了解業(yè)務(wù)人員每天任務(wù)達(dá)成的情況，檢查關(guān)鍵客戶的細(xì)節(jié)跟進(jìn)過程，關(guān)注新增客戶量、互動(dòng)客戶量等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。所有工作線上留痕，效率就會(huì)更高。關(guān)注員工心態(tài)，開好早會(huì)、晚分享與周會(huì)。早會(huì)一般開5~10分鐘，可以提前上班時(shí)間，同時(shí)讓員工穿著正裝或者簡(jiǎn)裝辦公，精氣神要到位，工作狀態(tài)要有。如果跟家人在一起時(shí)，最好要有獨(dú)立辦公室。同時(shí)，你要同步業(yè)績(jī)進(jìn)度，沒有業(yè)績(jī)是團(tuán)隊(duì)最大的焦慮。從中發(fā)現(xiàn)不足，并進(jìn)行針對(duì)性的技能培訓(xùn)，最后要規(guī)劃第二天的工作安排。這個(gè)過程，你一定要通過視頻會(huì)議。員工必須要打開視頻，面對(duì)面才能看到員工的狀態(tài)。大家要知道保證執(zhí)行的基礎(chǔ)就是早會(huì)、晚分享與周會(huì)。因?yàn)閳?zhí)行過程中目標(biāo)總是在偏離，需要不斷的對(duì)齊，如果我們不開會(huì)，目標(biāo)會(huì)失控，如果是出了問題再開會(huì)那已經(jīng)堆積了大量無法解決的問題，如果只是月會(huì)，那一年只有12次的對(duì)齊目標(biāo)、糾錯(cuò)與改進(jìn)效果復(fù)盤的機(jī)會(huì)，如果是周會(huì)那比月會(huì)就翻了4倍，如果有每日兩會(huì)的好習(xí)慣，你就是有了最高糾錯(cuò)能力。特別是居家辦公時(shí)期，還有凝聚人心的作用。員工居家辦公效率低，很重要的原因是無法像線下那樣，能和同事保持高效的溝通。你想，平常5分鐘的交流，線上溝通花的時(shí)間勢(shì)必會(huì)增多。多安排一些簡(jiǎn)單高效的溝通會(huì)議，讓員工簡(jiǎn)要介紹各自工作進(jìn)度和心得。但你要注意會(huì)議頻率和質(zhì)量，盡量縮短會(huì)議時(shí)間，提高員工注意力。同時(shí)，減少不必要的廢話，讓員工用兩三分鐘說明情況，提高溝通效率。根據(jù)工作特點(diǎn)設(shè)定次數(shù)，不宜過多，這樣會(huì)給員工帶來額外負(fù)擔(dān)。你要給予員工充分的尊重，及時(shí)回應(yīng)員工所提出的問題，并對(duì)工作的完成給予肯定。你也可以把游戲活動(dòng)加入到會(huì)議中，和大家一起玩玩游戲、聊聊生活，兼顧員工狀態(tài)。居家辦公，是鍛煉團(tuán)隊(duì)協(xié)作的重要場(chǎng)景。你可以將這個(gè)挑戰(zhàn)，視作一次優(yōu)化自己工作方式的機(jī)遇。
疫情讓企業(yè)面對(duì)未來的不確定性，而確定的是，居家辦公問題，可能是今年企業(yè)都會(huì)階段性遇到的，那過程管理的透明化就特別重要了。
那么，我們在平時(shí)管理中就要開始建立過程管理機(jī)制，比如，目標(biāo)要拆解到日或者周、早晚會(huì)，周會(huì)、日?qǐng)?bào)等制度等。當(dāng)然能借助數(shù)字化系統(tǒng)就會(huì)更加提升工作效率，比如，可以用企業(yè)微信做內(nèi)部溝通或者流程審批，可以用孚盟的CRM管理銷售工作，保證執(zhí)行效率。如果在這個(gè)階段你仍然可以保證效率，那自然是在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中可以搶先一個(gè)身位，也希望孚盟軟件能夠和大家一起贏在前面。
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居家辦公總說員工摸魚，其實(shí)你的管理已經(jīng)在“摸魚”了！
