ERP管理系統(tǒng)好操作嗎？有哪些功能？

一提到 ERP 管理系統(tǒng)，不少外貿(mào)人會(huì)下意識(shí)覺(jué)得 “復(fù)雜、難上手”，仿佛要對(duì)著滿屏的模塊和代碼操作，其實(shí) ERP 的易用性，從來(lái)不是由功能多少?zèng)Q定，而是看它是否懂行業(yè)、是否貼合實(shí)際工作流。

先說(shuō)說(shuō)大家較關(guān)心的 “好不好操作”，其實(shí) ERP 的操作門(mén)檻，關(guān)鍵看是否有 “場(chǎng)景化設(shè)計(jì)”。比如外貿(mào)人常要處理的單據(jù)錄入，以前手動(dòng)填訂單時(shí)，要反復(fù)核對(duì)商品編碼、數(shù)量，一不小心就輸錯(cuò)。

孚盟ERP管理系統(tǒng)就做了優(yōu)化：“智能錄單” 功能能自動(dòng)提取郵件附件里的訂單信息，比如客戶發(fā)的 PDF 報(bào)價(jià)單，系統(tǒng)能識(shí)別商品名、單價(jià)、交貨日期，自動(dòng)填充到單據(jù)里，不用再手動(dòng)敲字，提取率比之前高了不少。

還有單據(jù)查看的細(xì)節(jié)，比如財(cái)務(wù)看訂單金額時(shí)，整數(shù)字段默認(rèn)顯示千分符，23300 能變成 23,300，不用再自己數(shù)位數(shù)；編輯單據(jù)時(shí)切換 TAB 頁(yè)，頁(yè)面會(huì)停留在之前的位置，不用反復(fù)滑動(dòng)找內(nèi)容，這些小設(shè)計(jì)，都讓操作變輕松。

再看權(quán)限設(shè)置，很多企業(yè)擔(dān)心 ERP 權(quán)限復(fù)雜，其實(shí)好的 ERP 會(huì)按角色分權(quán)限。比如孚盟 ERP 的 “業(yè)務(wù)字段配置”，導(dǎo)航欄默認(rèn)展示銷(xiāo)售訂單、報(bào)關(guān)單、采購(gòu)訂單這些常用模塊，不常用的模塊點(diǎn) “更多” 就能找到，還支持搜索模塊，不用在幾十個(gè)圖標(biāo)里翻找。

管理員給業(yè)務(wù)員設(shè)置權(quán)限時(shí)，能精細(xì)到 “是否能修改采購(gòu)單價(jià)”“是否能查看庫(kù)存成本”，避免權(quán)限混亂，也不用業(yè)務(wù)員記一堆操作規(guī)則。

外貿(mào)企業(yè)常用的 ERP，只要能跟著 “采購(gòu) - 庫(kù)存 - 訂單 - 財(cái)務(wù)” 的流程走，操作起來(lái)反而能省不少事，甚至比手動(dòng)記 Excel 更簡(jiǎn)單。

接下來(lái)聊聊 ERP 的核心功能，對(duì)貿(mào)企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)非是 “采購(gòu)、庫(kù)存、訂單、財(cái)務(wù)” 這幾塊，也就是上面剛剛提到的幾項(xiàng)，而好的 ERP 會(huì)把這些功能和外貿(mào)場(chǎng)景結(jié)合起來(lái)：

采購(gòu)管理上，外貿(mào)企業(yè)常遇到 “銷(xiāo)售訂單下推采購(gòu)單后，不知道采購(gòu)進(jìn)度” 的問(wèn)題，“銷(xiāo)售訂單 BOM 采購(gòu)回寫(xiě)狀態(tài)” 就很實(shí)用，訂單下推采購(gòu)申請(qǐng)或采購(gòu)單后，采購(gòu)是否已下單、是否已到貨，會(huì)實(shí)時(shí)回寫(xiě)到銷(xiāo)售訂單里，業(yè)務(wù)員不用再問(wèn)采購(gòu)，打開(kāi)訂單就能看進(jìn)度。

還有分單采購(gòu)，比如一個(gè)訂單里有多種商品，能按供應(yīng)商分單，避免把不同供應(yīng)商的商品下到同一張采購(gòu)單里，減少后續(xù)核對(duì)麻煩。

庫(kù)存管理方面，外貿(mào)人頭疼的是 “核對(duì)商品時(shí)看不到圖片，容易發(fā)錯(cuò)貨”，“庫(kù)存管理” 功能做了優(yōu)化：

其他出庫(kù)單新增或編輯時(shí)，能顯示 SKU 圖片；

庫(kù)存流水、明細(xì)、總表列表里，商品圖片和 SKU 圖片一起展示，比如發(fā) “LED 燈” 時(shí)，看圖片就能確認(rèn)是圓形還是方形，不用再反復(fù)核對(duì)規(guī)格；

還有庫(kù)存預(yù)警，當(dāng)商品庫(kù)存低于設(shè)定值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提醒補(bǔ)貨，避免斷貨影響交貨。

訂單管理是外貿(mào)ERP的核心，“單據(jù)全局”功能很貼合場(chǎng)景：

比如 “分組匯總報(bào)關(guān)信息”，錄入商品清單后，能按海關(guān)編碼或報(bào)關(guān)中文名自動(dòng)匯總到報(bào)關(guān)清單，不用手動(dòng)計(jì)算總數(shù)量、總金額；

下推單據(jù)時(shí)支持多級(jí)附加返回，銷(xiāo)售訂單下推出運(yùn)單時(shí)，會(huì)自動(dòng)帶出收貨人信息，收貨人信息又能帶出通知人，不用反復(fù)填同一批數(shù)據(jù)；

內(nèi)銷(xiāo)訂單還支持 “定金到賬可發(fā)貨” 邏輯，預(yù)收款沒(méi)核銷(xiāo)時(shí)，訂單不能下推發(fā)貨，避免壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)方面，外貿(mào)企業(yè)的 “收款核銷(xiāo)” 很麻煩，“內(nèi)銷(xiāo)發(fā)票核銷(xiāo)回寫(xiě)訂單收款計(jì)劃”能自動(dòng)觸發(fā)統(tǒng)計(jì)計(jì)算，核銷(xiāo)后訂單的已收款金額會(huì)實(shí)時(shí)更新到主檔，財(cái)務(wù)不用再手動(dòng)做報(bào)表；入賬登記時(shí)認(rèn)領(lǐng)客戶，能觸發(fā)客戶附加返回，直接看到客戶簡(jiǎn)稱(chēng)、聯(lián)系方式，不用再切換到客戶檔案查詢。

其實(shí)對(duì)貿(mào)企業(yè)來(lái)說(shuō)，ERP 不是 “復(fù)雜的大系統(tǒng)”，而是 “幫你把事情做對(duì)的工具”。像孚盟這樣的 ERP，沒(méi)把功能堆在一起，而是跟著外貿(mào)人的工作流走，把采購(gòu)、庫(kù)存、訂單、財(cái)務(wù)的邏輯串起來(lái)，操作時(shí)不用記復(fù)雜步驟，跟著頁(yè)面提示走就行。

所以與其擔(dān)心 ERP 難操作，不如找一款懂外貿(mào)的 ERP，畢竟好的工具，從來(lái)都是讓復(fù)雜的事情變簡(jiǎn)單。