外貿(mào)管理系統(tǒng)幫助企業(yè)解決業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)不通的問(wèn)題

財(cái)務(wù)說(shuō) “這個(gè)月利潤(rùn) 10 萬(wàn)”，業(yè)務(wù)說(shuō) “我們明明簽了 20 萬(wàn)的單”，兩邊的數(shù)據(jù)對(duì)不上，不知道信誰(shuí)；

業(yè)務(wù)員離職，把客戶的微信、郵箱都帶走了，新接手的人 “連客戶叫什么都不知道”，客戶慢慢就成了競(jìng)品的；

采購(gòu)說(shuō) “沒(méi)收到銷售的備貨單”，銷售說(shuō) “早就發(fā)了”，互相扯皮，最后貨沒(méi)備齊，客戶取消訂單。

這些問(wèn)題，其實(shí)是因?yàn)?/span> “沒(méi)一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng)”，各部門各干各的，信息不通。外貿(mào)管理系統(tǒng)就是把這些 “亂局” 拆開(kāi)，讓業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、客戶、協(xié)作都順起來(lái)。

先講 “業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不通” 的問(wèn)題。很多外貿(mào)公司是 “業(yè)務(wù)用 Excel 記訂單，財(cái)務(wù)用另一個(gè) Excel 記賬”，業(yè)務(wù)錄訂單時(shí) “沒(méi)填海運(yùn)費(fèi)”，財(cái)務(wù)算成本時(shí)就漏了，最后利潤(rùn)算高了；或者業(yè)務(wù) “訂單改了交貨期”，沒(méi)告訴財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)還是按原時(shí)間算 “應(yīng)收款”，導(dǎo)致對(duì)賬混亂。

孚盟的外貿(mào)管理系統(tǒng)能把 “業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)綁在一起”：業(yè)務(wù)在系統(tǒng)里錄訂單，填 “100 件，每件 15 美元，海運(yùn)費(fèi) 2000 元”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把這些數(shù)據(jù)同步到財(cái)務(wù)模塊；客戶付款后，財(cái)務(wù)在系統(tǒng)里錄 “收到 12000 元”，系統(tǒng)直接算 “應(yīng)收 10800 元（151007.2），多收 1200 元，下次抵扣”，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)看的是同一套數(shù)據(jù)，再也不會(huì) “業(yè)務(wù)說(shuō)賺了、財(cái)務(wù)說(shuō)虧了”。

再說(shuō)說(shuō) “業(yè)務(wù)員離職帶跑客戶”，這是很多外貿(mào)公司的 “心頭病”，客戶信息都在業(yè)務(wù)員手里，不是記在私人微信，就是存在私人郵箱，離職時(shí)一刪，客戶就沒(méi)了。

管理系統(tǒng)會(huì)建 “統(tǒng)一的客戶數(shù)據(jù)庫(kù)”，業(yè)務(wù)員跟客戶聊的每一封郵件、每一次電話記錄，都要錄進(jìn)系統(tǒng)：客戶說(shuō) “要 CE 認(rèn)證”，錄進(jìn)去；客戶問(wèn) “交貨期能不能提前”，也錄進(jìn)去。

業(yè)務(wù)員離職時(shí)，不用 “交微信、交手機(jī)”，只要把系統(tǒng)賬號(hào)轉(zhuǎn)給新接手的人，新員工打開(kāi)客戶檔案，就能看到 “客戶的所有需求、之前的報(bào)價(jià)、合作記錄”，甚至能看到 “上次聊到‘樣品已經(jīng)寄出去，等反饋’”，直接接著跟進(jìn)就行。

然后是 “部門協(xié)作差” 的問(wèn)題。采購(gòu)、銷售、物流各干各的，信息不通就容易出亂子。

比如銷售接了個(gè) “10 天后交貨” 的急單，在系統(tǒng)里錄訂單時(shí)標(biāo) “急單”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)把訂單推給采購(gòu)，提醒 “這是急單，3 天內(nèi)要備貨”；采購(gòu)備完貨，在系統(tǒng)里點(diǎn) “已備貨”，物流部門就能看到 “可以安排發(fā)貨了”，還能直接在系統(tǒng)里訂艙、填報(bào)關(guān)信息。

整個(gè)流程不用 “銷售催采購(gòu)、采購(gòu)催物流”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)傳信息，每個(gè)部門都知道 “自己該干什么、什么時(shí)候干”。

用這個(gè)系統(tǒng)還有個(gè)好處：管理層能 “實(shí)時(shí)看數(shù)據(jù)”。打開(kāi)系統(tǒng)的 “儀表盤”，就能看到 “這個(gè)月簽了多少單、賺了多少錢、哪個(gè)客戶下單最多、哪個(gè)業(yè)務(wù)員業(yè)績(jī)最好”，不用再等部門交報(bào)表。

比如你看到 “某款產(chǎn)品這個(gè)月賣了 500 件，比上個(gè)月多 300 件”，就能讓生產(chǎn)部門多備點(diǎn)貨；看到 “某業(yè)務(wù)員的客戶流失率高”，就能幫他分析 “是不是跟進(jìn)不及時(shí)”。

實(shí)施這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，不用怕“員工不會(huì)用”，孚盟會(huì)有專門的培訓(xùn)，教業(yè)務(wù)員怎么錄訂單、采購(gòu)怎么看備貨提醒、財(cái)務(wù)怎么對(duì)賬，還會(huì)建售后服務(wù)群，有問(wèn)題隨時(shí)問(wèn)。剛開(kāi)始用的時(shí)候，可以先讓一個(gè)部門試點(diǎn)，比如先讓銷售用系統(tǒng)錄訂單，用順了再推給采購(gòu)、財(cái)務(wù)，慢慢過(guò)渡，不會(huì)打亂日常工作。

對(duì)外貿(mào)公司來(lái)說(shuō)，外貿(mào)管理系統(tǒng)不是 “奢侈品”，而是 “必需品”。尤其是公司規(guī)模超過(guò) 5 個(gè)人后，靠 “口頭傳、Excel 記” 根本管不過(guò)來(lái)，必須用系統(tǒng)把 “業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、客戶、協(xié)作” 串起來(lái)，才能少點(diǎn)內(nèi)耗、多點(diǎn)精力抓商機(jī)。

現(xiàn)在越來(lái)越多的外貿(mào)公司靠系統(tǒng) “降本增效”，把之前浪費(fèi)在 “對(duì)賬、找客戶、扯皮” 上的時(shí)間，用來(lái)開(kāi)發(fā)新市場(chǎng)、服務(wù)老客戶，生意自然越做越大。