做外貿業務，總會遇到需要接待客戶的時候，很多外貿朋友就犯愁，第一次接待國外客戶不知道應該怎么辦。

今天分享一下在接待國外客戶時的注意事項，除了要調整好心態，更要掌握和客戶溝通的技巧，希望朋友們在接待客戶的時候都能非常順利。

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01

調整好心態

在接待國外客戶的時候一定要放松心態，本著一個平等的態度去談合作。因為客戶是奔著賺錢才來和我們合作的，本就是互惠互利的關系，并沒有誰求著誰或者施舍這樣的心態，也不要覺得是我們的客戶就要矮別人一截。所以說，客戶的心思也不要去猜，只要知道我們之間就是合作一起賺錢的關系就可以了。

02

確認客戶來訪詳情

同客戶商討參觀訪問行程表, 在與公司接待部門溝通之后, 把一切敲定后, 發送郵件和傳真讓客戶確認, 同時讓工廠或者公司這邊做好接待準備。

提前做好接待一些細節上的準備，看看產品的細節和生產車間的細節，一切做到最好，揚長避短，把想要展現給客戶的東西充分的表現出來，讓客戶看到最好的一面。

需要確認客戶的到訪時間、同行人數、是否需要安排接機，根據情況協助客戶預定酒店。如果客戶需要我們協助預定酒店，則需要了解他們能承受的價位，他們路線安排以確定合適的酒店地址、客戶的人數和房型、是否吸煙等。根據客戶的情況，提供一些可以選擇的酒店建議，最好提供相應的網址，讓客戶自行確定最終下榻的酒店。

03

提前了解客戶信息

了解客戶，包括客戶的詳細聯系資料、公司背景、公司實力、經營狀況、經營范圍、客戶此次來訪的目的、主要對什么感興趣。還要了解一些該公司的股份結構，還包括該公司的經營狀況、技術水平、近三年的公司資產和負債情況。

詳細了解外國談判人員的具體情況，包括年齡、學歷、愛好、健康狀況、在外國公司的職位、在商業史上的表現、對投資項目的興奮程度。調查客戶性質，客戶來之前就需要對客戶進行一些評估，是哪國人？是是零售還是批發?網站是什么么內容？針對于哪些產品？區域市場在哪等等。

了解客人的宗教問題，以便接待客戶。同時要多了解客人國家習俗、習慣和喜好、注意細節、對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解，對本國文化當然應該多了解，客人問的時候至少也應知道一點，這些知識都能贏得客人對我們的一些尊敬。

04

接待細節準備

參觀和談判可能用到的物品、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的歡迎詞，這會讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有XX公司客戶來訪，若接待人員能記住來訪的客人名字就更好了。

會議室的布置、談判材料的準備、包括企業演示的準備、以及相關的需要，以展示客戶的文件，證明公司的實力。

要做好接機牌和公司大廳要布置好接待的場景，公司里面的接待室一定要做好處理，保持干凈整潔。咖啡果汁、小食品糖果、客人小禮物及樣品的準備。

事先確定與外商談判的三種方案：最佳方案、折衷方案和妥協方案，并制定為實現上述三種方案的戰略和手段。

05

合理安排宴請

訪問洽談結束，若仍有時間，可以征詢外商意見，并主動提出宴請。宴請時，人越少越好。如果你英語很好，則無妨；英語不大好的，盡量避免什么特色菜，這類菜就怕國外客戶不能接受，而且頗費時間，等待的冷場尷尬局面，會讓宴會成為一種折磨。

此外，接待各國買家時，務必要注意文化差異問題。

小結

總之，以“大家一起做生意”的平常心態，而不是“接待貴賓”的夸張方式，去接待第一個到訪外商，事情會更好辦。并且在外商走后要寫一封感謝函，感謝客戶的來訪以及對招待不周的一些情況感到抱歉，歡迎再次來公司指導工作。