外貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)票管理-3步解決外貿(mào)發(fā)票管理難題

外貿(mào)發(fā)票是企業(yè)與境外公司發(fā)生出口交易事項時，根據(jù)合同內(nèi)容所開具的出口發(fā)票，出口發(fā)票通常分為七聯(lián)，包括存根聯(lián)、記賬聯(lián)、出口退稅聯(lián)、結(jié)匯聯(lián)、海關(guān)聯(lián)、稅務(wù)機關(guān)存根聯(lián)、客戶聯(lián)。外貿(mào)訂單完成后，財務(wù)都會對此訂單進行出口退稅處理，這就需要整理出報關(guān)的各項數(shù)據(jù)，再根據(jù)報關(guān)的相關(guān)數(shù)據(jù)確定采購發(fā)票的開票明細(xì)，確定無誤后就會給相應(yīng)的供應(yīng)商發(fā)送開票通知單。外貿(mào)公司收到供應(yīng)商的發(fā)票后，就要對發(fā)票進行再次登記，確定發(fā)票是否準(zhǔn)確。在整個外貿(mào)業(yè)務(wù)流中財務(wù)確定各項發(fā)票齊全后，才會給供應(yīng)商安排付款。整個流程較為復(fù)雜，當(dāng)然可見發(fā)票的管理顯得尤為重要。當(dāng)然目前很多外貿(mào)公司已經(jīng)使用專業(yè)的管理軟件進行發(fā)票管理了，借助專業(yè)的外貿(mào)軟件如何管理發(fā)票來提升管理效率？操作分3個步驟，細(xì)節(jié)如下：

1、報關(guān)明細(xì)

外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)對于報關(guān)業(yè)務(wù)可以實現(xiàn)一鍵化操作，外貿(mào)業(yè)務(wù)員在完成出貨明細(xì)的填寫后，就可以在報關(guān)明細(xì)上導(dǎo)入出貨明細(xì)資料，這時外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)會自動匯總出貨明細(xì)產(chǎn)品的海關(guān)編碼、報關(guān)箱數(shù)、數(shù)量及價格等信息，不需要人工再次錄入。而且，外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)還可以自動將這些貨號按照海關(guān)編碼進行合并，當(dāng)然你也可以人工手動合并，操作便捷。

2、開票通知

外貿(mào)業(yè)務(wù)人員確定報關(guān)明細(xì)之后，就可以通知供應(yīng)商開發(fā)票。在開票通知，可以選擇這個出貨單下的所有采購明細(xì)，選擇完成后即生成了開票通知單，在開票通知單的對賬明細(xì)，你可以看到這些貨號的數(shù)量、單價、開票金額、采購單金額等，方便你對采購相關(guān)數(shù)據(jù)的核對以及驗證開票金額的換匯比率是否合理。確定開票的明細(xì)沒有問題之后，就可以在發(fā)票內(nèi)容直接導(dǎo)入報關(guān)明細(xì)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，作為通知供應(yīng)商的開票內(nèi)容。而且，當(dāng)發(fā)票內(nèi)容的數(shù)據(jù)不完全匹配時，系統(tǒng)會做出提示，及時提醒操作人員發(fā)現(xiàn)錯誤并修正。通知開票的發(fā)票內(nèi)容確認(rèn)好后，就可以選擇單據(jù)輸出，發(fā)送單據(jù)給供應(yīng)商進行開票。

3、發(fā)票登記

外貿(mào)業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商的發(fā)票之后，就可以進行發(fā)票登記了。通過外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)可以快速完成所有的發(fā)票登記工作。

財務(wù)在付款之前，就可以從付款記錄的發(fā)票明細(xì)登記這筆款項的關(guān)聯(lián)發(fā)票，就可以了解發(fā)票是什么時候發(fā)過來的，發(fā)票金額是多少等，防止財務(wù)人員多付或漏付款項的情況出現(xiàn)。如果遇到個別合作的供應(yīng)商沒法開具發(fā)票，外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)也可以對代開發(fā)票進行管理。

只需要在開票通知單，對開票廠家進行更改，將不能開票的廠家改為代開票的廠家。還可以在這里填寫代開票的稅點，外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)會自動計算開票費用，審核開票通知單后，系統(tǒng)還會自動生成一筆給代開票廠家的開票費用應(yīng)付賬款，確保每筆貨款不遺漏。
 
孚盟外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)的發(fā)票管理不僅可以幫助外貿(mào)企業(yè)在源頭降低開票的出錯率，可實時跟進發(fā)票管理進度，及時提醒跟蹤的人員，提升退稅申報的效率，減輕外貿(mào)公司在發(fā)票管理上的負(fù)擔(dān)。外貿(mào)票據(jù)管理相關(guān)：（如何避免報關(guān)單與發(fā)票不一致問題？）